Perhitungan cuti tahunan karyawan membantu HR mengetahui jumlah hak, penggunaan, dan sisa cuti setiap pekerja. Karyawan juga dapat menggunakan perhitungan tersebut untuk merencanakan waktu istirahat tanpa melebihi saldo yang tersedia.
Ketentuan ketenagakerjaan menetapkan cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah pekerja menjalani masa kerja selama 12 bulan secara terus-menerus. Sementara itu, perusahaan dapat memiliki kebijakan yang memberikan hak lebih banyak.
Karena itu, HR perlu menggunakan jumlah hak yang berlaku di perusahaan sebagai dasar perhitungan. Selanjutnya, perusahaan dapat mengurangi jumlah tersebut berdasarkan cuti yang sudah karyawan gunakan.
1. Tentukan Jumlah Hak Cuti Tahunan
Langkah pertama dalam melakukan perhitungan yaitu menentukan hak cuti karyawan untuk satu periode. Jika perusahaan mengikuti batas minimum dalam ketentuan ketenagakerjaan, pekerja yang telah memenuhi masa kerja memperoleh paling sedikit 12 hari kerja.
Misalnya, Karyawan A sudah bekerja selama 15 bulan secara terus-menerus. Perusahaan memberikan hak cuti tahunan sebanyak 12 hari kerja. Dengan demikian, HR menggunakan angka 12 hari sebagai saldo awal untuk periode cuti tersebut.
Namun, perusahaan dapat memberikan jumlah lebih tinggi. Jika Peraturan Perusahaan menetapkan 15 hari kerja, HR perlu menggunakan 15 hari sebagai dasar sesuai kebijakan tersebut.
2. Hitung Sisa Cuti yang Tersedia
Setelah menentukan hak awal, HR dapat menghitung saldo dengan rumus berikut:
Sisa cuti = Hak cuti tahunan − Cuti yang sudah digunakan
Sebagai contoh, Karyawan A memiliki hak 12 hari kerja. Selama periode berjalan, karyawan sudah mengambil cuti sebanyak 4 hari.
12 hari − 4 hari = 8 hari
Jadi, Karyawan A masih memiliki 8 hari cuti berdasarkan catatan periode tersebut.
Jika kemudian karyawan mengambil cuti lagi selama 3 hari, perhitungannya menjadi:
8 hari − 3 hari = 5 hari
Dengan demikian, saldo terbaru menunjukkan 5 hari cuti.
3. Periksa Perhitungan Prorata Perusahaan
Beberapa perusahaan menggunakan sistem prorata dalam kondisi tertentu. Namun, ketentuan ketenagakerjaan tidak menetapkan rumus prorata universal yang wajib semua perusahaan gunakan untuk cuti tahunan.
Karena itu, HR perlu memeriksa Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama sebelum menerapkan metode tersebut.
Sebagai ilustrasi kebijakan internal, perusahaan memberikan 12 hari per tahun dan menggunakan rumus:
Cuti prorata = Bulan yang diperhitungkan ÷ 12 × Hak cuti setahun
Jika perusahaan memperhitungkan 8 bulan, hasilnya:
8 ÷ 12 × 12 = 8 hari
Maka, berdasarkan contoh kebijakan tersebut, karyawan memperoleh 8 hari. HR perlu menjelaskan bahwa hasil ini berasal dari metode perusahaan, bukan rumus wajib yang berlaku secara nasional.
4. Catat Penggunaan Cuti secara Konsisten
Perhitungan akan lebih mudah jika perusahaan mencatat setiap transaksi cuti secara teratur. HR perlu menyimpan informasi mengenai saldo awal, tanggal penggunaan, jumlah hari yang karyawan ambil, dan saldo akhir.
Penggunaan aplikasi absensi online dapat membantu perusahaan mengelola pengajuan cuti bersama data kehadiran melalui sistem yang lebih terpusat. HR kemudian dapat memeriksa riwayat tanpa mengumpulkan catatan manual dari berbagai sumber.
Sebagai contoh, catatan sederhana dapat menunjukkan:
Hak awal: 12 hari
Cuti digunakan: 7 hari
Sisa cuti: 5 hari
Karyawan juga sebaiknya memeriksa saldo secara berkala. Jika terdapat perbedaan, pekerja dapat segera meminta HR mencocokkan riwayat pengajuan.
Kesimpulan
Perhitungan cuti tahunan karyawan dapat menggunakan rumus sederhana dengan mengurangi jumlah hak tahunan berdasarkan cuti yang sudah pekerja gunakan. Jika hak awal mencapai 12 hari dan pekerja menggunakan 7 hari, maka saldo tersisa 5 hari.
Perusahaan yang menerapkan prorata perlu mengikuti ketentuan internal yang berlaku. Sementara itu, HR perlu menjaga pencatatan secara konsisten agar karyawan memperoleh informasi saldo yang jelas dan perhitungan cuti tetap akurat.
Rafly 
Laila Nuril Hanifa